تدوین دستورالعمل نحوه استفاده از فضای مجازی در کارهای جاری شرکت هندسه پارس

شرح خبر:

مهندس ابراهیم ناصری مدیر خدمات علمی و فنی شرکت هندسه پارس در خصوص تدوین دستورالعمل استفاده از فضای مجازی گفت:

با هدف بهینه سازی ارتباطات و همچنین مقابله با شیوع بیماری کرونا، « دستورالعمل استفاده از فضای مجازی » برای انجام ارتباطات و کارهای شرکت هندسه پارس، با همکاری مدیریت های علمی و فنی و دفتر کنترل کیفیت هندسه پارس، تدوین شد. این دستورالعمل از جمله مدارک مدیریت یکپارچه IMS در شرکت است و استفاده از آن برای همکاران ضروری می باشد.

برای اجرای این دستورالعمل، نرم افزارهای مختلفی جهت برگزاری 1- جلسات و 2- ایجاد گروه های مجازی بسته به نوع کاربری و ارتباط مورد استفاده قرار خواهد گرفت. البته موارد ذیل به صورت قطعی توصیه شده است:

1- جلسات مجازی و نیم مجازی:

با توجه به سهولت فراگیری و قابلیت های زیاد، نرم افزار Skype برای تشکیل جلسات مجازی مورد انتخاب مرکز رایانه هندسه پارس قرار گرفت و استفاده از آن توصیه شد. لازم به ذکر است زیر ساخت استفاده از این نرم افزار آماده گردید و اتاق جلسات شرکت هندسه پارس با اختصاص یک دستگاه رایانه و دو عدد لپ تاپ و همچنین امکانات جانبی از قبیل دوربین، میکروفن و ... جهت برگزاری جلسات مجازی و نیمه مجازی آماده شد.

2- گروه های مجازی:

تشکیل گروه های مجازی برای پروژه ها و موضوعات خاص ضروری می باشد. وظایف دایرکننده یا مدیر گروه مجازی و همچنین وظایف اعضای گروه مجازی در دستورالعمل نحوه استفاده از فضای مجازی به تفکیک آمده است. در این دستورالعمل آمده است که:

• اعضای گروه مجازی مرتبط با کارهای شرکت موظف هستند که در ساعات اداری به گروه مجازی مراجعه نمایند.
• در اولویت یا در دستور کار قرار دادن درخواست ها و مسائل و مواردی که در گروه مطرح می شود، باید مدنظر اعضاء باشد.
• همکار مرتبط باید پاسخگویی سریع در گروه مجازی داشته باشد و اگر کار دیگری دارد که نمی-تواند سریعا پاسخ دهد، باید عنوان کند.
• مسئولیت پذیری و پاسخگویی متقابل اعضای گروه مجازی نسبت به وظایف و تکالیف خود ضروری است.
• تعهد همیشگی اعضای گروه به ارائه صحیح نظرات به عنوان یک مسئولیت حرفه ای باید مورد توجه باشد.

افزون بر موارد مذکور در این دستورالعمل استفاده از اتوماسیون نیز از گذشته برای انجام کارهای شرکت به صورت مجازی متداول بوده است.